Les rendez-vous

Le grief de l'indisponibilité reste celui qui est le plus souvent opposé à l'avocat par son client.

Il est souvent difficile pour un client de comprendre qu'un avocat dont l'activité est principalement orientée sur le secteur judiciaire passe en moyenne les 4/5ème de son temps de travail en dehors de son cabinet.

Or c'est une réalité : durant la majeure partie des heures " ouvrables ", l'avocat est occupé au palais à plaider, se trouve en déplacement pour des audiences éloignées de son cabinet, se rend en maison d'arrêt pour des visites rendues à ses clients, ou assiste à une expertise sur les lieux d'un litige.

Il faut préciser également que la majeure partie des audiences ne sont pas organisées sur la base d'heures fixes de convocation mais que l'ensemble des affaires sont appelées à une heure donnée et que l'ordre de passage est ensuite déterminé sur place. Il est ainsi fréquent d'être convoqué pour une affaire nécessitant une plaidoirie d'une demi-heure à 14h00 et de sortir d'audience à 19h00 ou plus tard parce que 10 ou 15 affaires ont été appelées avant.

De plus, lorsqu'il se trouve à son cabinet, il doit recevoir ses clients en rendez-vous, répondre à son courrier, et surtout, traiter juridiquement les dossiers qui lui sont confiés en procédant à la rédaction d'actes de procédure ou à des recherches bibliographiques.

C'est la raison pour laquelle sa secrétaire est régulièrement obligée de répondre au téléphone que l'avocat est absent ou qu'il est indisponible, ce qui, il est vrai, est d'autant plus irritant pour le client que le recours à un avocat s'inscrit toujours dans un conflit, parfois psychologiquement difficile à vivre.

Dans ce contexte, et pour limiter les effets désagréables de cette indisponibilité indépendante de notre volonté, nous avons décidé d'instituer, à coté des rendez-vous traditionnels qui se déroulent au sein du cabinet, la pratique du "rendez-vous téléphonique".

Les rendez-vous " cabinet "

Ils vous sont donnés sur demande téléphonique, écrite ou par email. Sauf urgence, le délai d'attente est au maximum de trois semaines. En cas d'urgence convenue avec l'avocat ou sa secrétaire, ou en cas d'impossibilité professionnelle ou personnelle de se rendre à un rendez-vous durant les heures " ouvrables " traditionnelles, les rendez-vous peuvent être donnés tôt le matin en début de soirée ou le samedi matin.

Lorsqu'une procédure suit le premier rendez-vous, celui-ci n'est pas facturé. Les autres rendez-vous pris au cours de la procédure sont facturés au temps passé sur la base du coût horaire du cabinet.

Les rendez-vous " téléphoniques "

Sur une simple demande formulée téléphoniquement ou par email auprès de notre secrétariat, nos clients peuvent obtenir un rendez-vous téléphonique dans les 24 heures qui suivent en cas d'urgence et dans la semaine courante lorsque la demande de renseignement ne présente pas un caractère d'urgence et qu'elle est juste destinée à éviter un rendez-vous au cabinet.

Ils sont ainsi assurés de pouvoir contacter rapidement l'avocat avec lequel ils sont en relation ou l'un des avocats du cabinet en cas d'absence prolongée de l'avocat traitant. Les rendez-vous téléphoniques sont facturés au-delà de 15 minutes d'entretien sur la base du temps réellement passé.

Notre conseil

Le particulier qui n'a pas nécessairement besoin d'une trace écrite de chacun de ses actes a souvent perdu l'habitude de l'usage de l'écrit et souhaite de plus obtenir l'information dont il a besoin le plus rapidement possible.

C'est pour cete raison qu'il a le plus souvent tendance à recourir au téléphone pensant que son avocat sera présent à son cabinet au moment de cet appel et qu'il pourra interrompre son activité en cours pour répondre à son interrogation .

Or, dans 9 cas sur 10, il se heurte à l'absence de son conseil ou à son indisponibilité, étant précisé que nous reveons en moynne 40 à 60 appels, téléphoniques par jour...

Parallèlement, pour la gestion des dossiers de ses clients professionnels, l'avocat doit prendre connaissance quotidiennement des correspondances qu'on lui adresse et y répondre le plus rapidement possible.

Ainsi, lorsqu'une question lui est posée par écrit, le client est quasiment certain d'obtenir une réponse dans les 48 ou 72 heures qui suivent selon le délai d'acheminement postal. De plus, la réponse est précise et complète, alors que les informations données en rendez-vous sont souvent oubliées rapidement ou sont mémorisées de façon confuse.

En résumé, écrivez le plus possible, le service rendu n'en sera que de meilleure qualité.